Tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị, hội thảo trở thành sự kiện phổ biến, là ưu tiên lựa chọn của các công ty doanh nghiệp, với nhiều mục tiêu hướng tới khác nhau nhưng đều hướng tới sự phát triển của doanh nghiệp trên con đường sau này.

Để tổ chức hội nghị, hội thảo yêu cầu cần sử tỉ mỉ, chu đáo, cần tới sự hỗ trợ từ nhiều phía, tạo nên một tổng thể chất lượng, thành công cho sự kiện.

Bạn đang muốn tổ chức cho mình một hội nghị, hội thảo hãy tìm hiểu ngay những chia sẻ của Nghệ An để có cho mình sự chuẩn bị tốt nhất

HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG LÀ GÌ?

Hội nghị khách hàng tiếng anh là Customer Conference. Hội nghị khách hàng là hoạt động sự kiện thường niên của các doanh nghiệp.

Được tổ chức diễn ra vào thời gian giữa năm hoặc gần cuối năm. Mà khách mời chính của sự kiện này ở đây chính là những khách hàng hay là những đối tác chiến lược của công ty, doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị tri ân khách hàng

THẾ NÀO LÀ HỘI THẢO?

Hội thảo (hay còn gọi là Seminar Conference) là sự kiện được tổ chức thường niên với mục tiêu hướng tới là xây dựng những mối quan hệ hợp tác mới, duy trì những mối quan hệ lâu năm và phát triển trên con đường sau này.

Hoạt động chính trong buổi hội nghị, hội thảo thường hướng tới chủ đề nhất định, đây là nơi chia sẻ kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi kiến thức từ các khách mời khác nhau.

Là cơ hội xây dựng hình ảnh, thương hiệu trước các đơn vị truyền thông, tạo điều kiện thuận lợi hợp tác với các đơn vị, đối tác mới khi tham gia hội nghị, hội thảo.

MỤC TIÊU CỦA HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Tổ chức quảng bá thương hêu, sản phẩm, dịch vụ…
Giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó thắt chặt mối quan hệ với khách hàng.
Tăng độ uy tín, tin cậy.
Hiểu rõ hơn khách hàng của bạn có nhu cầu như thế nào.

Loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo thường được khách hàng sử dụng:

Hội nghị tri ân khách hàng
Sơ kết, tổng kết cuối năm
Hội nghị thượng đỉnh, thường niên.
Nhìn lại thành tựu trong năm.
Giới thiệu sản phẩm mới.
Workshop
Hội thảo khoa học – scientific seminar
Tổ chức tập huấn – training
Hội thảo du học…

Mỗi loại hình sự kiện lại có 1 thế mạnh khác nhau, tùy theo mục đích và mục tiêu của việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHO MỘT HỘI THẢO, HỘI NGHỊ

Lên kế hoạch cho hội nghị, hội thảo
Xác định khách mời tham dự
Gửi thư mời hội nghị, hội thảo khách hàng đến khách hàng tham dự
Chi phí dự kiến
Thời gian, địa điểm tổ chức
Trang thiết bị phục vụ
Nhân sự phục vụ
Chương trình lúc bắt đầu hội nghị, hội thảo
Các chương trình diễn ra trong hội nghị, hội thảo
Kết thúc hội nghị, hội thảo
Phương án dự phòng cần thiết.

QUY TRÌNH CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA BUỔI HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Xác định mục đích hội nghị, hội thảo: Khách hàng sẽ xác định hội nghị – hội thảo, sự kiện diễn ra để tri ân khách hàng, giới thiếu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác làm ăn mới, phát triển thương hiệu, khẳng định giá trị.
Tùy vào mục đích của khách hàng sẽ có những kế hoạch chi tiết, phù hợp.
Lên kế hoạch sơ bộ, dự trù chi phí tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo khách hàng
Dự kiến khách mời tham dự: Lập tổ phụ trách giấy mời, đi mời khách hàng. Lưu ý khi gửi giấy mời nên mời đồng thời người thân của khách hàng, trong giấy mời cần để cập đến lợi ích của khách hàng khi tham gia. Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày. Tính toán số lượng khách tới.

LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌNG ĐẠI NÀY

Thời gian tổ chức: Trong các khung giờ sáng từ 8h đến 10h, chiều từ 14h đến 16h, tối từ 16h đên 20h vào các ngày như thứ bảy, chủ nhật, các dịp nghỉ lễ, cuối năm.
Tổ chức vào ngày nghỉ để đảm bảo thời gian cho khách hàng, công ty, nhân vật lớn (chủ doanh nghiệp) có thể sắp xếp tham dự được.
Chọn địa điểm tổ chức: Khách sạn, hội trường,.v.v. Tùy quy mô chương trình và mong muốn của khách hàng.
Vấn đề cần lưu tâm: Nơi để xe, nơi cung cấp tiệc, sân khấu biểu diễn, nơi đặt backdrop chụp hình cùng khách hàng, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng.
Nếu Trong khách sạn chi phí thường cao, chất lượng chỉ ở mức khá. Quý khách nên lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, đảm bảo chuyên nghiệp, hiệu quả.

Bố trí hội trường: cửa ra vào, khẩu hiệu, bảng chỉ dẫn, khu vực trưng bày sản phẩm, tâm điểm họp mặt liên hoan, in ấn backdrop, thiết kế sân khấu, standy.
Kịch bản chương trình thường được đơn vị thuê dịch vụ, khách hàng đưa ra kịch bản sơ lược, nếu chưa có ý tưởng công ty sẽ đưa ra đề xuất sau đó kết hợp với đạo diễn chương trình đưa ra kịch bản cụ thể, timeline và được xét duyệt lại một lần nữa bởi khách hàng.

CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Tổ lễ tân: Phụ trách đón khách tại cửa hội trường, dẫn khách vào bàn tiệc, tặng quà cho khách khi ra về. Tổ lễ tân đảm bảo được ngoại hình, chiều cao, gương mặt tươi tắn thường sử dụng đến nhân sự của công ty tổ chức sự kiện.
Tổ sân khấu: Thiết lập âm thanh, ánh sáng, màn hình, thực hiện công việc theo kịch bản lên sẵn.
Phụ trách hậu cần: hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, nước uống, tặng phẩm, quà tặng, nhân viên chờ phục vụ tại hội trường đảm bảo chu đáo, nhiệt tình.
Nhân sự biểu diễn nghệ thuật, hoạt náo: Các tiết mục biểu diễn, mc dẫn chương trình sẽ được tư vấn bởi công ty tổ chức sự kiện dựa trên kinh phí, độ tuổi, giới tính, mong muốn của khách hàng.
Thiết bị phục vụ chương trình màn hình, máy chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ sân khấu
Các trường hợp dự phòng, bổ sung thay thế khi cần thiết.

LƯU Ý KHI TỔ CHỨC

1. CHỦ ĐỀ CỦA EVENT

Chủ đề và ý tưởng của một chương trình tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện được mục tiêu hướng đến vì thế cần ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo được ý nghĩa, lợi ích của những ngươi tham dự

2. KHÁCH MỜI CHUYÊN GIẢ, DIỄN GIẢ, KOL, NGƯỜ NỔI TIẾNG,..

Buổi hội nghị, hội thảo của bạn nên có sự xuất hiện, có mặt của những người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng nhất định tạo nên sự tin tưởng tới khách mời tham dự, buổi lễ sẽ rất đơn giản khi có những gương mặt đó.

3. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

Với địa điểm tổ chức điểu quan trọng nhất chính là không gian và các tiện ích đi kèm tại đây. Không gian phải đáp ứng được quy mô sự kiện, tránh ảnh hưởng đến không khí. Bạn nên quan tâm tới những tiện ích đi kèm tại đó như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn chiếu, bổ sung những phần còn thiếu và dự trù được kinh phí

4. CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG

Là hoạt động không thể thiếu, hiện nay có rất nhiều cách để mang sự kiện của bạn tới nhiều người biết đến, thời điểm để truyền thông không nên quá sớm dễ mất đi sức hút, tò mò của những người biết tới, tìm hiểu, không nên thực hiện khi ngay sát ngày tổ chức khó sắp xếp thời gian tham dự cho khách mời và những đối tác khác.

5. KHÁCH THAM DỰ

Với những mục tiêu bạn đã đề ra từ đầu thì đây chính là những nhân vật chính bạn muốn hướng tới, để xây dựng các mối quan hệ, tăng cường hợp tác lâu dài ta cần nắm được thông tin khách hàng, khi có được nhiều thông tin ta sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất

DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO CỦA Nghệ An

Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An là đơn vị với gần mười lăm năm kinh nghiệm trong tổ chức event, cung cấp cho quý khách hàng các dịch vụ như dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng, tiệc tri ân khách hàng

Công ty chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn:

Hỗ trợ, giải đáp vướng mắc về mọi vấn đề về tổ chức sự kiện, hội nghị của khách hàng.
Tư vấn, lên kịch bản hướng dẫn chi tiết tổ chức hội nghị .
Cung cấp mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả cao.
Trang thiết bị phục vụ sự kiện sẵn có, chất lượng.
Đội ngũ nhân sự của công ty làm việc chuyên nghiệp, kinh nghiệm cao, hiệu quả tốt.

Hỗ trợ cung cấp PG lễ tân hội nghị – hội thảo chuyên nghiệp, giá hợp lý nhất.
Tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói giá rẻ, tư vấn miễn phí.